TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä 12.2.2015

1 Rekisterinpitäjä
M T KotiKunto Oy
Petäjäharjuntie 11, 73360 Pajulahti
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
040-5645515, Mia Heiskanen

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mia Heiskanen
Petäjäharjuntie 11, 73360 Pajulahti
040-5645515

3 Rekisterin nimi
M T KotiKunto Oy:n asiakasrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyntarkoitus
Yrityksemme, M T KotiKunto Oy, tuottaa kuntouttavaa kotipalvelua sekä fysio- ja toimintaterapiapalveluita.
Ylläpidämme asiakastietoja sisältävää rekisteriä palveuiden tuottamiseen ja laskutukseen liittyen.

M T KotiKunto Oy:n henkilökunta noudattaa asiakastietojen käsittelyssä aina seuraavia asetuksia:
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)
Laki sosiaali ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007).

5 Rekisterin tietosisältö
Asiakastiedoista käy ilmi asiakkaan nimi, syntymäaika, sosiaaliturvatunnus, osoite, puhelinnumero sekä tarpeen mukaan lisäksi asiakkaan lähiomaisen/yhteyshenkilön nimi sekä yhteystiedot.

Lisäksi rekisteri sisältää kuvauksen asiakkaan tilaamasta palvelusta, palvelusuunnitelman, palvelusopimuksen sekä näihin liittyvät raportointilomakkeet, käyntipäivämäärät ja maksusitoumusten yksilöintitiedot.
Asiakaskäyntejä dokumentoidaan käyntikerroittain oleellisin osin.

Tietoja käsitellään sekä manuaalisesti että sähköisesti.

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään.

Tietoja saadaan myös palvelun kustannuksista vastaavilta tahoilta tai lähettävältä taholta (esim. KELA, palveluseteleiden myöntäjä) tai palvelun tilaajalta, esim. omaiset.
Tietoa saadaan myös asiakassuhteen aikana tuotetuista palveluista.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan niille kustannuksista vastaaville tai lähettäville tahoille, joille M T KotiKunto Oy on raportointi velvollinen,(esim. KELA tai palvelusetelin myöntäjä).

Muille tahoille tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti, poikkeuksena kuitenkin asiakkaan itse niin pyytäessä. Esimerkiksi kuntoutukseen liittyen, asiakkaan pyynnöstä ja suostumuksella voidaan asiakkaan toimintakykyä tai tilannetta kuvaavaa tietoa luovuttaa hoitavalle lääkärille tai muulle asiakkaan ilmoittamalle taholle, esim. lähiomaiset.
Mikäli asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida antamansa suostumuksensa merkitystä ja seurauksia, tietoja voidaan antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

Asiakkaalla on oikeus nähdä M T KotiKunto Oy:n kirjaamat tiedot itsestään ja ne toimitetaan asiakkaalle kirjallisena. Virheellinen, puutteellinen tai vanhentunut tieto korjataan tai poistetaan. Henkilötietolaki 26§

Asiakkaan laskutustiedot näkyvät kirjanpidossa ja tarvittaessa ulosottoviranomaiselle maksamattomien laskujen perinnän osalta.
Asiakassuhteen päätyttyä asiakkaan tiedot poistetaan sähköisestä rekisteristä ja manuaalinen aineisto tuhotaan asianmukaisesti.
Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan henkilötietolakia asiakkaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13§, muut 652/2000.
Lisäksi noudatetaan asiakkaan kanssa tehtyä palvelusopimusta.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Rekisterinsuojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti tuotetut tiedot säilytetään erikseen lukitussa kaapissa yrittäjien (Mia Heiskanen, Tiina Heikkinen) kotona siten, että vain työntekijöillä on pääsy tietoihin.

Vaitiolovelvollisuutta noudatetaan asiakassuhteen aikana ja sen päättyttyä.

Tietojen käsittelyssä noudatetaan aina tietoturva- ja tietosuoja säännöksiä.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Asiakastietoihin pääsy on ainoastaan M T KotiKunto Oy:n työntekijöillä.
Asiakasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä ja yrityksen tietokoneet ovat ainoastaan työntekijöiden käytössä.
Aineistot säilytetään työntekijän henkilökohtaisella muistitikulla tai irtokovalevyllä.
Tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ulkopuoliselta käytöltä.
Mainittuja tallennusvälineitä säilytetään lukitussa tilassa manuaalisen aineiston kanssa

Yrittäjät (Mia Heiskanen jaTiina Heikkinen) ovat suorittaneet tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvän koulutuksen.

10 Tarkastus-oikeus
Rekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§). Asiakkaalla on oikeus tutustua M T KotiKunto Oy:n kirjaamat tiedot itsestään ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö esitetään suoraan M T KotiKunto Oy:n yrittäjille. Virheellinen, puutteellinen tai vanhentunut tieto korjataan tai poistetaan viipymättä.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa
vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja miten korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteriin tallennetun henkilötiedon korjaus vaatimus esitetään M T KotiKunto Oy:n työntekijälle.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi:
Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää M T KotiKunto Oy:n työntekijät. Henkilötiedot ovat
salassapidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain
palvelusuhteeseen liittyvinä. Rekisteriin tallennetut tiedot on mahdollista tarkistaa.